Prof. Dr. Sedat ŞARMAN

GİRİŞ: ERP SİSTEMLERİ

Günümüzde yazılım firmaları, şirketlerin kurumlarını modernleştirmesi ve küreselleşmeye uyarlaması için geliştirilmiş yazılım programları sunmaktadır. Bu programlar şu başlıklar altında sunulmaktadır: İşletme Kaynak Planlama (ERP: Enterprise Resource Planning), Müşteri İlişki Yönetimi (CRM: Customer Relationship Management), İşletme Uygulama Birleşmesi (EAI: Enterprise Application Integration) veya çeşitli net bağlantılı çözüm programları Elektronik Ticaret (e-Business) adıyla piyasada görülmektedir. Bu raporun konusu olan yazılım MRPII veya ERP dediğimiz yazılım türüne girmektedir.

ERP terimi 1990'lı yıllarda, MRP'nin (Malzeme İstek Planlaması) halefi olan MRPII (İmalât Kaynak Planlama) teriminden türetilmiştir. İlk ERP sistemleri IBM AS/400 sistemleri üzerinde şekillendi ve çalıştırıldı. Daha sonra SAPP R/2 ve MAPICS gibi merkezi işlem birimleri de eklendi.

ERP imalât ve üretim planlama sistemlerinde ilk örneklerini oluştururken, 1990'ların ortasında ERP siparişleri genişledi ve başka "arka-ofis" fonksiyonları da eklendi: Sipariş Yönetimi, Finans Yönetimi, Depolama, Ürün Dağılımı, Kalite Kontrol, Değer Yönetimi ve İnsan Kaynakları Yönetimi. ERP sistemlerinin fonksiyonellik menzili günümüzde çok daha genişlemiş ve Satış Gücü, Otomasyon Pazarlama, Elektronik Ticaret ve Tedarik Zincir Sistemleri gibi "ön-ofis" fonksiyonlarını da bünyesine katmıştır. ERP yapılandırmanın faaliyet alanı işletmenin tüm değer zinciri (entire value chain) olarak söz edilen, müşteri yönetiminden sipariş karşılanması ve dağıtıma kadar kapsamaktadır.

Her ölçekte firmalar ve endüstriler iş süreçlerini geliştirmek veya eskiyen işletme sistemlerini değiştirmek için İşletme Kaynak Planlama (ERP) yazılımını kurmaktadırlar. Bir ERP sistemini yürürlüğe koymak, seçiminden ve sistem tasarımından, yüklemeye, ayarlamaya, bakım-onarımına ve derecesini yükseltmeye (upgrade) kadar bir sürü karmaşık görev dizisi gerektirmektedir. Bu görevleri yerine getirmek için gereken teknoloji ve yetenek esaslarını firma içinde yapmak; yüksek maliyetler ve eksik kaynaklar nedeniyle, mümkün olmamaktadır. Bu da ERP sistemini kurmak isteyen firmaların, maliyetleri kontrol ederken bir yandan da stratejik ERP sistemi yapılandırabilen ve sürdürebilen üst-düzey ERP uzmanlarına gereksinim duymasına yol açar. Günümüzde sistemin tamamını veya bir kısmını yapılandırmayı ve onarmayı bir uzman firmanın üstlenmesi (buna ayrıca dışarıdan ERP edinme anlamında ERP outsourcing denilmektedir) ERP sistemine ihtiyaç duyan firmalar için uygulanabilir ve önemli bir seçenek haline gelmiştir.

ERP YAZILIMININ HEDEFLERİ

Söz konusu firmada kurulması düşünülen yazılımın, sağlayacağı avantajlar ve hedeflediği amaçlar, verilen teksirde de açıkça görülebilmektedir. Madde madde sıralamak gerekirse, bu yazılımın sağlayacağı üstünlükler şunlardır:

   - Envanter azaltmak,

   - Tedarik süresini azaltmak,

   - Müşteriye daha iyi hizmet etmek,

   - Satışları artırmak,

   - İşçilik üretkenliğini artırmak,

   - Satın alma masraflarını azaltmak

   - Nakil/malzeme aktarma sürelerini azaltmak,

   - Daha az ıskarta veya israf düzeyi sağlamak,

   - Fazla mesaileri azaltmak,

   - Yönetime daha çabuk ve daha iyi bilgi sunmak.

Bu yazılım alınır ve uygulanırsa, malzeme tedarik süresinin 10 haftadan 7 haftaya ineceği, teslimatları zamanın yetiştirme yüzdesinin %85'ten %98'e çıkacağı ve tükenme olmaksızın müşteri siparişlerini karşılama yüzdesinde artış %90'dan %98'e çıkacağı düşünülmektedir.

Pazarlama bölümünün raporlarından anlaşılacağı üzere bu iyileşmeler şirket satışlarını %4 oranında artıracaktır. Ayrıca dağıtıcı sayısı 8'den 3'e düşecek ve dağıtıcı başına verilen maaş ve sosyal yardımlardan tasarruf yapılacaktır.

Üretim bölümünün raporları, işçilik üretkenliğinin montaj işçiliğinde %6, fabrikasyon işçiliğinde %4 olacağını belirtmektedir. Bu da artan satış hacminin ek işçi alımına neden olmayacağını, bilakis fazla mesailerin azaltılabilme olanağının doğacağını göstermektedir.

Satın alma bölümünün raporları, doğrudan malzeme maliyetinde %5 tasarruf sağlanacağına işaret ediyor. Ayrıca envanterlerde, son malzemeler için %20, yarı mamuller için %20, ham malzemeler için %10 azalma öngörülmektedir. Bu da satışların artmasının, envanter kapasitesiyle ilgili bir soruna yol açmayacağını göstermektedir.

Bütün bu üstünlüklerin firmaya olan etkileri ayrıntılı ve karşılaştırmalı olarak aşağıdaki başlıklar altında irdelenecektir.

ERP'NİN YILLIK SATIŞ GELİRİNE ETKİSİ

Firmanın mevcut yıllık satış geliri 100 milyon dolardır. Pazarlama bölümünün raporlarına göre herhangi bir fiyat indirimine veya ilave tanıtım kampanyasına girişmeden, ERP yazılımının sağlayacağı olanaklar sayesinde satış miktarı %4 artacaktır.

Satış miktarlarındaki bu artışa teslimatların zamanında yetişme oranının artması ve tükenme olmaksızın müşteri siparişlerinin karşılanma yüzdesinin %98 çıkması neden olmaktadır. Bu durumda satış miktarlarındaki bu artış, satış gelirine doğrudan etkiyecektir.

ERP yazılımının firmaya kurulması sonucu mevcut olan 100 milyon dolarlık satış geliri, 104 milyon dolar civarına yükselecektir.

ERP'NİN PAZARLAMA MALİYETLERİNE ETKİSİ

ERP sisteminin firmada oluşturulması, dağıtıcı sayısının 8'den 3'e düşürülmesine olanak tanımaktadır. Dağıtıcı sayısının 3'e düşürülmesiyle, yıllık 1.8 milyon dolar tasarruf sağlanabilir. Bu da yıllık satış masraflarını düşüren somut bir işlem olacaktır.

Bu işlem yıllık 60 milyon dolar olan mevcut Toplam Satış Maliyetlerini %3.33 düşürecektir. Bu oran, dağıtıcı sayısının düşürülmesinden elde edilecek tasarrufun önemini ortaya koymaktadır.

ERP'NİN ENVANTER MALİYETLERİNE ETKİSİ

ERP yazılımının firmada yürürlüğe konulması, malzeme tedarik süresini 10 günden 7 güne indirmektedir. Yüzde otuz oranındaki bu süre kazanımı, firmanın,satışların ani artışa geçtiği durumlara daha erken tepki verebilmesine yardımcı olacaktır.

ERP yazılımının sonucu olarak,

               son mamullerde         %20

               yarı mamullerde         %20

               ham malzemelerde     %10

azalma olacaktır. Bu azalmaya ilave olarak, satış miktarlarındaki %4'lük yükselmenin getirdiği bir maliyet artışı söz konusudur ve envanter maliyet hesaplarında göz önünde bulundurulmalıdır. Envanter maliyetleri aşağıdaki grafikte envanter maliyetlerinin ERP'siz ve ERP'li durumlarda karşılaştırılması yapılmaktadır.

Grafikte görülen mavi sütunlar ERP'siz envanter maliyetlerini, kırmızı sütunlarsa ERP'li envanter maliyetlerini temsil etmektedir. Grafikte açıkça görüldüğü üzere,

               son mamul envanter maliyetlerinde            %16,8

               yarı mamul envanter maliyetlerinde            %16,8

               ham malzeme envanter maliyetlerinde         %6,4

tasarruf sağlanacaktır.

Aşağıdaki grafik toplam envanter maliyetlerini karşılaştırmaktadır:

Grafikte mavi renk son mamul envanter maliyetini, kırmızı renk yarı mamul envanter maliyetini, sarı renk ham malzeme envanter maliyetini simgelemektedir. Grafik, ERP yazılımının envanter maliyetlerinde 5,048,000 dolarlık bir tasarruf sağladığını göstermektedir. Mevcut satış gelirinin 100 milyon dolar olduğu düşünülürse, bu 5 milyon dolarlık tasarrufun önemi daha iyi anlaşılmaktadır. Grafikte gözden kaçmaması gereken bir başka veri de, ham malzeme envanter maliyetinin, toplam envanter maliyetine nispeten bir artışı gözlenmektedir. Bu ayrıca bir avantajdır firma için, zira ham malzemelerin envanter taşıma maliyeti oranları, son mamul ve yarı mamul envanter taşıma maliyetlerinin oranının yarısı kadardır:

Envanter taşıma maliyetleri,

               son mamullerde         %20

               yarı mamullerde         %20

               ham malzemelerde     %10

olarak belirtilmektedir. Bu durumda ERP'li ve ERP'siz durumu karşılaştıran aşağıdaki grafik incelenmelidir.

Mavi renk son mamul envanter taşıma maliyetini, kırmızı renk yarı mamul envanter taşıma maliyetini, sarı renk ham malzeme envanter taşıma maliyetini simgelemektedir. Grafikte, ERP yazılımının envanter taşıma maliyetlerini 985,400 dolar aşağıya çektiği görülüyor.

ERP'NİN DOĞRUDAN İŞGÜCÜ MALİYETİNE ETKİSİ

ERP sayesinde, işletmenin montaj işçiliğinde %6, fabrikasyon işçiliğinde %4 üretkenlik artışı oluşacağı tespit edilmiştir. Bu da işçilik maliyetlerinin üretkenlik oranında düşmesi demektir. Mevcut doğrudan işgücü maliyeti montaj işçiliğinde 3 milyon dolar, fabrikasyon işçiliğinde ise 5 milyon dolardır. ERP'li durumla karşılaştırılması aşağıdaki grafikte yapılmaktadır.

Grafikte mavi renk montaj işçiliğini, kırmızı renk fabrikasyon işçiliğini temsil etmektedir. Görüldüğü gibi, ERP yazılımı sayesinde 75.200 dolarlık bir tasarruf sağlanabilmektedir.

MALİYETLERDE SAĞLANAN TOPLAM TASARRUF MİKTARI

Daha önce ele alınan maliyetlerin tümü, satış maliyetlerinin önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. ERP yazılımının satış maliyetlerinde sağladığı toplam tasarruf miktarları aşağıdaki tabloda görülmektedir.

Sağlanılan bu 7,9 milyon dolarlık tasarruf, mevcut satış maliyetlerinin %13'üne tekabül etmektedir. Verilere göre, ERP yazılımı yapılandırıldığında doğrudan malzeme maliyetinde %5 tasarruf yapılabilecektir. Maliyetlerden sağlanan tasarrufun ağırlıklı ortalaması %10'u geçmektedir. Yani toplam maliyetlerde %10 civarı düşüş beklenmektedir. ERP'siz ve ERP'li durum arasındaki karşılaştırmalı grafik, toplam maliyet farkını vermektedir.

Toplam maliyet 90 milyon dolardan, 80 milyon dolara düşürülmüştür. Grafikteki mavi renk satış maliyetini, kırmızı renk ise doğrudan malzeme maliyetini göstermektedir.

ERP'NİN KÂRA ETKİSİ

Bölüm raporlarından gelen bilgiler değerlendirildiğinde, ortaya şu çıkmaktadır: ERP yazılımı yürürlüğe girerse satış gelirleri %4 artmakta ve toplam maliyetler %10 düşmektedir. Bu rakamlar, değer cinsinden aşağıdaki grafikte olduğu gibi ifade edilebilr.

Ortaya çıkan rakamlar heyecan vericidir. ERP sistemi firmaya uyarlandığında %134'den fazla kâr artışı sağlanacaktır.

ERP YAZILIMININ KURULUM MALİYETİ

ERP yazılımının firma içinde yürürlüğe girmesi için 2 yıllık bir süre gerekmektedir. Yazılımın kullanılabilirlik süresi 10 yıl olarak düşünülmektedir. Önümüzdeki 12 yıllık dönem için, yazılımın yapılandırma ve uygulanma maliyetleri şöyledir:

ERP YATIRIMININ KARŞILANABİLİRLİĞİ

Önceki bölümlerdeki bilgiler ortaya koymaktadır ki, ERP %134 kâr artışı sağlamaktadır. 12 yıllık bu dönemde, (bu oniki yılın iki yılı kurulum süresidir) ERP firmaya $134.086.000 daha fazla kazandırmaktadır. Bunun yanı sıra ERP yatırımının 12 yıllık maliyeti $1.409.000 'ı geçmeyeceği düşünülmektedir.

Söz konusu yatırımının karşılama oranı %9516.4 'tür.

Bu rakamlar fazla yoruma gerek bırakmamaktadır. Bu yatırım firma için kaçırılmaz bir fırsattır.

ERP SATINALMADA UZMANLIK İPUÇLARI

Firma ERP yazılımını satın almadan önce, bazı ön çalışmalar yapmalı ve alacağı yazılımı araştırmalıdır. Bu konuda aşağıdaki ip uçları yararlı olabilir:

   - ERP satın almadan önce firmanın kurumsallaması gerekir. Sistemden sorumlu alanlar baştan belirlenmeli, görev tanımları yapılmaldır. Bunlara ek olarak bir grup oluşturulmalı ve sistemin firmada yürürlüğe girmesi aşamasında ortaya çıkabilecek sorunlar araştırılmalıdır.

   - Bir danışman tahsis edilmelidir. (ki bu yapılmış) Bu danışman hem bu yazılımı daha önce kullanmış, hem de firmanın bulunduğu sektörü yakından tanıyan biri olmalıdır.

   - Yazılım alınmadan önce, yazılımı kullanmış kişi ve kurumlarla temas kurulmalı, onların deneyimlerinden yararlanma yolları aranmalıdır.

   - Sistemin derecesinin yükseltilme (upgrade) olanakları araştırılmalı, sistemin ömrünün ne kadar olduğu tam olarak tespit edilmelidir.

   - Firma içi eğitim üzerine bir program oluşturulmalı, verilen eğitimin etkinliği konusunda firmadan bazı taahütler alınmalıdır.

   - Yazılımın esnekliği irdelenmeli, operasyon değişikliklerinin sisteme yansıtılması için ne gibi yazılım ve donanımlara ihtiyaç bulunduğu önceden belirlenmelidir.

   - Mümkünse yazılımın kodu edinilmelidir. Zira yazılımcı firmanın yaşayacağı sorunların, firmaya bir sıkıntı getirmesine izin verilmemelidir.

ERP YAZILIMLARI İLE İLGİLİ LİNKLER

ERP ile ilgili yazılım sektöründe birçok firma bulunmaktadır. Aşağıdaki linklerle bunların bir çoğuna ulaşmak mümkündür:

MATEMATİKSEL İŞLEMLER

İŞLEMLER: ERP'NİN YILLIK SATIŞ GELİRİNE ETKİSİ

Mevcut yıllık satış geliri = $100.000.000

ERP'nin yıllık satış miktarlarında artış oranı = %4

ERP'li yıllık satış geliri = 100.000.000 x (1 + 0,04) = $104.000.000

İŞLEMLER: ERP'NİN PAZARLAMA MALİYETLERİNE ETKİSİ

ERP yazılımı 8 olan dağıtıcı sayısını 3'e indirecektir.

Feshedilen dağıtıcı sayısı = 8 - 3 = 5 dağıtıcı

Dağıtıcı başına ortalama aylık masraf = $30.000

Dağıtıcı başına ortalama yıllık masraf = 30.000 x 12 = $360.000

Sağlanan toplam tasarruf değeri = 360.000 x 5 = $1.800.000

İŞLEMLER: ERP'NİN ENVANTER MALİYETLERİNE ETKİSİ

Mevcut son mamul envanter maliyeti = $12.000.000

Mevcut yarı mamul envanter maliyeti = $15.000.000

Mevcut ham malzeme envanter maliyeti = $8.000.000

Mevcut toplam envanter maliyeti = 12.000.000 + 15.000.000 + 8.000.000 = $35.000.000

Yüzde dörtlük satış artışı sonucu son mamul envanter maliyeti = 12.000.000 x (1 + 0,04) = $12.480.000

Yüzde dörtlük satış artışı sonucu yarı mamul envanter maliyeti = 15.000.000 x (1 + 0,04) = $15.600.000

Yüzde dörtlük satış artışı sonucu ham malzeme envanter maliyeti = 8.000.000 x (1 + 0,04) = $8.320.000

ERP'nin son mamullerde envanter azaltma oranı = %20

ERP'nin yarı mamullerde envanter azaltma oranı = %20

ERP'nin ham malzemelerde envanter azaltma oranı = %10

ERP'li son mamul envanter maliyeti = 12.480.000 x (1 - 0,20) = $9.984.000

ERP'li yarı mamul envanter maliyeti = 15.600.000 x (1 - 0,20) = $12.480.000

ERP'li ham malzeme envanter maliyeti = 8.320.000 x (1 - 0,10) = $7.488.000

ERP'li toplam envanter maliyeti = 9.984.000 + 12.480.000 + 7.488.000 = $29.952.000

Son mamul envanter maliyetlerinden edinilen tasarruf oranı = (9.984.000 / 12.000.000) x 100 = %16.8

Yarı mamul envanter maliyetlerinden edinilen tasarruf oranı = (12.480.000 / 15.000.000) x 100 = %16.8

Ham malzeme envanter maliyetlerinden edinilen tasarruf oranı = (7.488.000 / 8.000.000) x 100 = %6.4

Envanter maliyetlerinden edinilen tasarruf değeri = 35.000.000 - 29.952.000 = $5.048.000

Mevcut son mamul envanter taşıma maliyeti = 12.000.000 x 0,20 = $2.400.000

Mevcut yarı mamul envanter taşıma maliyeti = 15.000.000 x 0,20 = $3.000.000

Mevcut ham malzeme envanter taşıma maliyeti = 8.000.000 x 0,10 = $800.000

Mevcut toplam envanter taşıma maliyeti = $6.200.000

ERP'li son mamul envanter taşıma maliyeti = 9.984.000 x 0,20 = $1.996.800

ERP'li yarı mamul envanter taşıma maliyeti = 12.480.000 x 0,20 = $2.496.000

ERP'li ham malzeme envanter taşıma maliyeti = 7.488.000 x 0,10 = $7488.800

ERP'li toplam envanter taşıma maliyeti = $5.214.600

Envanter taşıma maliyetlerinden edinilen tasarruf değeri = 6.200.000 - 5.214.600 = $958.400

İŞLEMLER: ERP'NİN DOĞRUDAN İŞGÜCÜ MALİYETİNE ETKİSİ

Montaj işçiliği doğrudan işgücü maliyeti = $3.000.000

Fabrikasyon işçiliği doğrudan işgücü maliyeti = $5.000.000

Mevcut toplam doğrudan işgücü maliyeti = 3.000.000 + 5.000.000 = $8.000.000

ERP'nin montaj işçiliğinde sağladığı işgücü prodüktivite artışı = %6

ERP'nin fabrikasyon işçiliğinde sağladığı işgücü prodüktivite artışı = %4

Yüzde 4'lük satış artışı sonrası montaj işçiliği doğrudan işgücü maliyeti = 3.000.000 x (1 + 0,4) = $3.120.000

Yüzde 4'lük satış artışı sonrası fabrikasyon işçiliği doğrudan işgücü maliyeti = 5.000.000 x (1 + 0,4) = $5.200.000

ERP'li montaj işçiliği doğrudan işgücü maliyeti = 3.120.000 x (1 - 0,06) = $2.932.800

ERP'li fabrikasyon işçiliği doğrudan işgücü maliyeti = 5.200.000 x (1 - 0,04) = $4.992.000

ERP'li toplam işgücü maliyeti = 2.932.800 + 4.992.000 = $7.924.800

ERP'nin işgücü maliyetinden sağladığı toplam tasarruf değeri = 8.000.000 - 7.924.800 = 75.200

İŞLEMLER: MALİYETLERDE SAĞLANAN TOPLAM TASARRUF MİKTARI

Mevcut toplam satış maliyeti = $60.000.000

Mevcut doğrudan malzeme maliyeti = $30.000.000

Mevcut toplam maliyet = 60.000.000 + 30.000.000 = $90.000.000

Pazarlama maliyetlerinden sağlanan tasarruf = $1.800.000

Envanter maliyetlerinden sağlanan tasarruf = $5.048.000

Envanter taşıma maliyetlerinden sağlanan tasarruf = $985.400

Doğrudan işgücü maliyetinden sağlanan tasarruf = $75.200

Satış maliyetlerinden sağlanılan toplam tasarruf = 1.800.000 + 5.048.000 + 985.400 + 75.200 = $7.908.600

ERP'li toplam satış maliyeti = 60.000.000 - 7.908.600 = $52.091.400

Satış maliyetlerinde sağlanılan tasarruf oranı = (7.908.600 / 60.000.000) x 100 = %13

ERP nedeniyle doğrudan malzeme maliyetindeki düşüşün oranı = %5

ERP'li doğrudan malzeme maliyeti = 30.000.000 x (1 - 0,05) = $28.500.000

ERP'li toplam maliyet = 52.091.400 + 28.500.000 = $80.591.400

İŞLEMLER: ERP'NİN KÂRA ETKİSİ

Mevcut satış geliri = $100.000.000

Mevcut toplam maliyet = $90.000.000

Mevcut kâr = $10.000.000

ERP'li satış geliri = $104.000.000

ERP'li toplam maliyet = $80.591.400

ERP'li kâr = $23.408.600

Kâr artış oranı = [(23.408.600 - 10.000.000) / 10.000.000] x 100 = %134

İŞLEMLER: ERP YAZILIMININ KURULUM MALİYETİ

ERP yazılım paketi = $180.000

Donanım maliyeti = $250.000

Yıllık bakım antlaşması = $35.000

On yıllık bakım antlaşması = 35.000 x 10 = $350.000

Firma içi bakım maliyeti = $25.000

On yıllık firma içi bakım maliyeti = 25.000 x 10 = $250.000

Şirket içi eğitim masrafları = 50.000 x 1 + 40.000 x 1 + 20.000 x 10 = $290.000

Danışman masrafı = 24 x 500 x 1 + 6 x 500 x 9 = $39.000

Ambar koruma masrafı = $50.000

Toplam ERP maliyeti = 180.000 + 250.000 + 350.000 + 250.000 + 290.000 + 39.000 + 50.000 = $1.409.000

İŞLEMLER: ERP YATIRIMININ KARŞILANABİLİRLİĞİ

ERP'nin yıllık getirisi = $13.408.600

ERP'nin toplam getirisi = 13.408.600 x 10 = $134.086.000

ERP yatırımının tutarı = $1.409.000

Yatırımın karşılama oranı = (134.086.000/1.409.000) x 100 = %9516,4

Not: Bu hesaplamalar enflasyon oranı gözetilmeksizin yapılmıştır.